Personal Assistant jobs in Karlsruhe

Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Du hast Spaß daran in administrativen als auch operativen und strategischen Fragen zu unterstützen? Als zuverlässiges Organisationstalent kommunizierst Du mit allen Stakeholdern auf Augenhöhe? Dann freuen wir uns Dir eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit (Voll- oder Teilzeit) in einem dynamischen und erfolgreichen Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen bieten zu können.

• Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen, operativen und strategischen Aufgaben
• Planung und Koordination von Terminen und (virtuellen) Meetings inklusive Agenda und gegebenenfalls Protokollführung
• Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Nachverfolgung von Beschlüssen
• Operative Aufgaben wie Schriftverkehr, Projektcontrolling, Reisemanagement und Reisekostenabrechnung
• Erstellung und Aufbereitung von Reports und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache
• Regelmäßige Recherche und Erstellung von Auswertungen/Reports/Präsentationen
• Einholung von Angeboten und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen (bspw. Mietverträge, Beraterverträge, Dienstleistungsverträge, etc. …)
• Interne und externe Korrespondenz für die Geschäftsführung (telefonisch und schriftlich) sowie Steuerung von Dienstleistern
• Mitwirkung an strategischen Projekten

• Verhandlungssichere interne und externe Kommunikation sowie Organisationstalent
• Belastbarkeit und ein hohes Maß an Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeiten und -aufgaben
• Verständnis von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen
• Erfahrung im Umgang mit vorbereitender Buchhaltung (Reisekosten, Rechnungen prüfen, Vorkontierung, etc.)
• Hands-on-Mentalität und Methodenkompetenz
• Selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Serviceorientiertes und sicheres Auftreten mit guten Umgangsformen, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit
• Abgeschlossenes Studium der Betriebs- oder Kommunikationswissenschaft
• Fundierte Kenntnisse in Deutsch sowie gute Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
• Sicherer Umgang in den gängigen MS Office Anwendungen, insbesondere mit MS Excel

• Ein Unternehmen, das nicht nur vom Startup Charakter spricht, sondern ihn auch im täglichen Miteinander lebt
• Unternehmensweite Transparenz und abteilungsübergreifende Kommunikation – wir verstehen uns als ein großes STARFACE Team
• Flexible Arbeitszeiten, soweit keine Servicezeiten abzudecken sind
• Flache Hierarchien, die im täglichen Miteinander nicht zu spüren sind. Wir führen Kommunikation auf Augenhöhe
• Wir haben keinen Dresscode, wir wollen, dass Du dich an Deinem Arbeitsplatz wohlfühlst und authentisch bist
• Viel Gestaltungspielraum für Ideen und Lösungen
• Betriebliche Altersvorsorge, elektrisch höhenverstellbare Schreibtische, der obligatorische Obstkorb und Getränke verstehen sich von selbst
• Regelmäßige Firmenfeiern und gerne auch an Freitagen ein Bier nach Vier mit den Kollegen
• Mit Möglichkeit auf Mobile Office und jährlich bis zu 2 Wochen Arbeiten aus dem EU-Ausland

Über uns

Mit unseren Businesskommunikationslösungen verbinden wir von STARFACE Menschen am digitalen Arbeitsplatz und gestalten ihre Kommunikation so einfach und digital wie möglich.
Wir zeichnen uns durch eine dynamische Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien aus. Bei STARFACE wachsen wir schnell und gerne auch mal über uns hinaus. Wir gestalten erstklassige Lösungen und ein attraktives Arbeitsumfeld. “Wir” – das sind bei der STARFACE GmbH schon an die 160 Mitarbeitende – und es werden stetig mehr!
Wir sind auf der Suche nach motivierten Mitarbeitenden, die etwas bewegen wollen. Menschen mit Mut zu neuen Ideen, die gerne Verantwortung übernehmen und aktiv mitgestalten möchten.
Bei uns steht ganz klar das Miteinander im Mittelpunkt! Wir legen Wert auf einen respektvollen Umgang auf Augenhöhe. Hierarchiedenken ist bei uns fehl am Platz. Als STARFACE Team sind wir nur dann innovativ und erfolgreich, wenn alle Mitarbeitenden den nötigen Freiraum bekommen, ihre Stärken zu entfalten.
Erfahre mehr über die STARFACE GmbH in unserem Podcast: #comforttalking
Die STARFACE GmbH aus Karlsruhe ist ein Teil der STARFACE Group, zu der auch die TeamFON GmbH und die estos GmbH gehören. Mit unseren Schwesterunternehmen der TeamFON GmbH und der estos GmbH sind wir übrigens auch im Herzen von München und in Starnberg vertreten und suchen auch hier neue Teammitglieder!

Adlerstr. 61 | 76137 Karlsruhe

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